MatteusCaf fue diseñado para controlar las operaciones que se realizan en el negocio de administración de cafeterías ubicadas dentro de escuelas, colegios, universidades o dentro de cualquier otra institución o empresa, donde se requiera controlar las ventas al contado, crédito y los Pagos de los Maestros, Alumnos o cualquier cliente.

 

Módulos: Control de inventarios, facturación, cuentas por cobrar, compras, cuentas por pagar.

 

 Descripción del sistema.

 

1. Matteus Caf Permite registrar, entre otros, la siguiente información:

 

a) Los productos o servicios que se venden en la cafetería, así como los productos de uso interno, y los alimentos preparados en la cafetería para la venta.

NOTA: Allí se detalla el código, descripción, categoría o familia a la que pertenece el producto, costo y precio de venta.

El sistema puede imprimir los códigos de barra para los productos o servicios que no tengan, o los que son sacados de su empaque original, para venderlos sueltos (ejemplo: los dulces, pastillas, etc).

 

b) Los clientes que están autorizados para consumir en la cafetería, pudiendo fácilmente separar los alumnos de los otros clientes, sobre todo para separar los reportes de cobranza, etc.

El sistema permite clasificar a los clientes en 3 categorías: Contado, Crédito y Pago a cuenta.

Los clientes de pago a cuenta son los que pagan anticipadamente una cantidad de dinero, la cual les genera un saldo a su favor, el cual se va rebajando a medida que van consumiendo en la cafetería.

 

Se puede agregar la foto del alumno o maestro, si tiene alergias a ciertos alimentos, también se puede registrar el grado al que pertenece (si es alumno) y si deseamos que se liste ese alumno en el reporte de cobranza (es reporte se puede listar en cualquier momento). El sistema permite configurar si ese alumno tiene otros familiares en la escuela que consumen también con otra cuenta, teniendo la habilidad de agruparlos en un reporte de cobranza, separando a cada familiar, y también totalizando el valor consumido de toda la familia).

Los alumnos o maestros pueden consultar su saldo en cualquier momento, en una pantalla especial, mediante un PIN previamente asignado a cada cliente.

 

Adicionalmente, si es maestro, podemos indicarle al sistema que no queremos que aparezca en el reporte de cobranza emitido para la administración de la institución, esto es para los maestros que hacen los pagos o abonos directamente a la cafetería, porque no quieren que la administración de la institución educativa les haga la deducción de la nómina.

En cualquier momento se puede ver el saldo de cada cliente y la fecha del último pago realizado.

 

c) Se pueden registrar también las personas adicionales (familiares o amigos) autorizadas para consumir en la cuenta de cada cliente. Ej. el alumno Omar Reyes autoriza a Rina Perez (quien no tiene cuenta en la caf.) para que pueda consumir productos y que se le cargen a su cuenta. El sistema puede detallar en un reporte de cobranzas lo que consumió Rina Perez en la cuenta de Omar Reyes.

 

d) Se pueden registrar los proveedores (supermercados, suplidores de snacks, etc) con los que trabaja la cafetería.

 

e) En el caso de que la cafetería venda también desayunos, almuerzos o cenas, se puede detallar cada plato (ej. Arroz con vegetales, carne, pan) se pueden registrar cada día y conocer estadísticamente los platos que se venden más.

Ej. la fecha 05 de julio 2013 se vendiéron 60 platos de Arroz con vegetales, carne y pan.

El 06 de julio 2013 se vendieron 40 platos de Pollo con salsa BBQ y ensalada.

Este dato sirve para efectos estadísticos y también para controlar la cocina, ej. se prepararon 100 Empanadas de Pollo y se reporta que se vendieron 90, tienen que haber 10 en la cocina. También el sistema calculará el valor total, en dinero, vendido por concepto de PLATOS DE COMIDA, para saber, de la venta total del día, cual es la participación de los mismos.

 

2. El sistema tiene un módulo para registrar las compras de los productos, tanto los comprados para la venta, como los de uso personal del dueño o administrador de la cafetería (esto último es opcional). Además permite registrar las entradas no generadas por compras (Cargos de inventario), y las salidas no generadas por facturas (Descargos de inventario).

 

3. Cuenta con un control de cortes de turnos (cortes X), donde se registra la cantidad de dinero con el que cierra cada cajero, así como las entradas o salidas de efectivo de la caja. En el día pueden hacerse la cantidad de cortes parciales que se deseen, y al final del día, el sistema los consolida todos, mostrando un corte final del día.

 

Control completo de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar.

 

Adicionalmente, en cada corte se pueden registrar eventos importantes que pudieron afectar la venta de ese día. Ej. Llovió y por eso los alumnos fueron enviados más temprano a sus casas.

Se pueden ver por fecha las ventas y pagos al crédito y al contado o efectivo, separando las transacciones de los alumnos de la de los maestros.